Die FHWS ist zum 01.05.2021 einem neuen Rahmenvertrag zum Bezug von Microsoft-Lizenzen für die bayerischen Hochschulen beigetreten (Laufzeit bis 30.04.2025). Dieser sieht weitreichende Veränderungen am Lizenzierungsmodell und den zur Verfügung gestellten Diensten vor. Damit verbunden ist seitens Microsoft die Umstellung auf Online-Lösungen und eine Ergänzung der Dienste durch übergreifende Cloud-Produkte, welche datenschutzrechtlich bedenklich sind. Hinweise der Stabsstelle IT-Recht aller bayerischen Hochschulen zu den empfehlenswerten Maßnahmen können bei Interesse hier nachgelesen werden:
https://www.rz.uni-wuerzburg.de/dienste/it-recht/it-vertraege/microsoft-365/.

Bei der Einführung von Microsoft 365 ist die Hochschulleitung den Empfehlungen des Datenschutzbeauftragten gefolgt, nur die unbedingt notwendigen Dienste einzusetzen und dabei die datensparsamsten Konfigurationen vorzunehmen. Insbesondere sollen weiterhin Desktop-Lösungen von Microsoft zum Einsatz kommen. Dieser zurückhaltende Ansatz trägt zur Erhaltung der Datensouveränität der Hochschule bei und wird durch den Datenschutzbeauftragten daher ausdrücklich begrüßt. Weitere Hinweise zu Bereitstellung und Betrieb sowie Informationen zum Datenschutz erhalten Sie unter https://dse.fhws.de.

Das ITSC empfiehlt den Umstieg auf „Microsoft 365 Apps for Enterprise“ schrittweise während der Laufzeit des neuen Rahmenvertrags durchzuführen, da die Desktop-Versionen von „Microsoft Office Professional Plus (Versionen 2016 u. 2019)“ nur noch bis Oktober 2025 verfügbar sind. Die bekannten Desktop Office Programme wie „Word“, „Excel“ und „Power Point“, sowie „Outlook“, „OneNote“ und „Access“ werden dabei weiterhin lokal auf den Geräten installiert. Online-Dienste wie z.B. „OneDrive“ und „Microsoft Teams“ sind von der Einführung von Microsoft 365 an der FHWS vorerst ausgeschlossen und sind ggfls. gesondert zu bewerten.

Der Startpunkt und die Möglichkeit zur Umstellung an dienstlichen Geräten auf Microsoft 365 wird durch das ITSC zu gegebener Zeit nach den erforderlichen Vorbereitungen bekanntgegeben.

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On 1 May 2021, FHWS joined a new framework agreement regarding the purchase of Microsoft licenses for Bavarian higher education institutions (valid until 30 April 2025). This has far-reaching implications for the licensing model and the provided services. Associated with this, is the move towards online solutions on the part of Microsoft and the addition of comprehensive cloud products that are questionable in terms of data protection law. Further information on the recommended measures provided by the IT law department for all Bavarian higher education institutions are available from www.rz.uni-wuerzburg.de/dienste/it-recht/it-vertraege/microsoft-365/.

 
When launching Microsoft 365, the FHWS Management followed the data protection officer’s recommendations to only use the services that are absolutely necessary and to use the most data-saving configurations. In particular, desktop solutions from Microsoft will continue to be used. This cautious approach helps maintain FHWS's data sovereignty and is therefore explicitly welcomed by the data protection officer. Further information on provision and operation, as well as information on data protection are available from https://dse.fhws.de.
 
The ITSC recommends switching to Microsoft 365 Apps for Enterprise gradually during the term of the new framework agreement, as the desktop versions of Microsoft Office Professional Plus (versions 2016 and 2019) are only available until October 2025. The well-known desktop office programmes such as Word, Excel and Power Point, as well as Outlook, OneNote and Access will still be installed locally on the devices. Online services such as OneDrive and Microsoft Teams are initially excluded from the introduction of Microsoft 365 at FHWS and may be assessed separately, if necessary.

The ITSC will announce the starting point and the possibility of migrating business
devices to Microsoft 365 in due course after the necessary preparations.